Блог Алексея Куликова

О моей жизни в интернете

Пишем электронную почту правильно

leave a comment »

В этой статье изложены  основы этикета написания электронных писем. Эти элементарные правила касаются преимущественно деловой переписки.  В конце концов, электронная почта – это средство связи, поэтому мы должны понимать её особенности.

Итак, рассмотрим основные вопросы, связанные с составлением шапки письма.

Поле «Кому» – получатель письма, все вопросы и предложения адресованы ему. Как правило, содержит один адрес. Вы ждёте ответ от «Кому». Логично, если Вы оказались в этом поле, то ответ ждут от Вас.  Если письмо адресовано двум адресатам, то ответить должны оба, или нужно договориться, кто будет отвечать. Но если в этом поле более двух адресатов, то будьте готовы, что не получите ни одного ответа.

Поле «Копия» – респонденты, стоящие в копиях, получают письмо для информации. В общем случае получатель копии не должен отвечать на письмо. А если Вы всё-таки хотите ответить, то сделать это надо вежливо.

Поле «Скрытая копия» – используется для передачи информации тайно, никто из респондентов кроме Вас не узнает, что этот человек получил письмо. Интриги! Также используется для массовой рассылки, чтобы Вашу адресную книгу не узнали все, кто прочитает это письмо.

Тема – никогда не оставляйте это поле пустым! Люди, с которыми Вы общаетесь, могут получать сотни писем в день, пожалейте их время. Тема должна быть краткой и содержащей основной смысл, например: «Документы для презентации 18.02».

Перейдём к процессу написания самого тела письма. Оно должно содержать приветствие, основную часть и подпись.

Приветствие. Всегда начинайте новое письмо с приветствия! В этом вопросе, на мой взгляд, не стоит надеяться на почтовый клиент, который будет делать стандартную вставку, тем самым обезличивая письмо и доказывая, что Вам лень поприветствовать Вашего собеседника. Можно использовать стандартные фразы типа:

  • Здравствуйте
  • Добрый день / Добрый вечер / Доброе утро

Если известно к кому Вы обращаетесь, напишите после запятой уместное обращение. Например: «Доброе утро, Иван!». Это вполне вежливо и достаточно. Иногда, когда Вы знаете собеседника хорошо,  можете использовать другие приветствия. Здесь всё зависит от Вашей фантазии. Например:

  • Доброго времени суток
  • В кои-то веки!
  • Горячо приветствую
  • Чрезвычайно польщён
  • Почитаю приятным долгом засвидетельствовать Вам моё уважение
  • Сердечный привет Вам
  • Душою рад Вам написать
  • Желаю здравствовать!
  • Приятный вечер

В этом вопросе можете проявить фантазию, но главное не переусердствовать. Не забудьте употребить имя Вашего адресата, ему всегда будет приятно.

Основная часть. В этом вопросе, всё зависит от конкретного случая, но постараюсь привести несколько рекомендаций.

  1. Деловое письмо должно быть лаконичным и конкретным. Это не место для упражнений в эпистолярном жанре. Точность – делайте точные указания. Лаконичность – кто ясно мыслит, тот ясно излагает. Конкретность – должно быть понятно, что именно требуется от получателя.
  2. Структурируйте свои письма. Сплошной поток мысли сложно разобрать. На несколько вопросов отвечайте несколькими пунктами.
  3. Текст не должен содержать ошибок!
  4. При цитировании отвечайте на текст в начале письма.  Если Ваши ответы располагаются по тексту, постарайтесь их как-нибудь выделить от цитируемого текста.
  5. Говорите с человек на одном языке. Имеется в виду, что нельзя отвечать на формальное письмо ответом: «Да чЁ там, бывает :P», старайтесь вообще избегать таких ответов J Избегайте БОЛЬШИХ БУКВ и очень аккуратно используйте смайлы.

Подпись. Её наличие – полезно. Здесь Вы можете расположить всю необходимую о Вас контактную информацию. Подпись не должна превышать 6 сточек. Задачу по написанию подписи можно возложить на почтовый клиент. В некоторых случаях вполне достаточно:

С уважением,

Иван Петров.

Ещё несколько рекомендаций:

  • Приучите себя нажимать кнопку «Ответить всем» — это сохранит в копиях получателей начального письма. В любом случаем добавить или удалить кого-то из переписки можно всегда. Иногда, конечно, нужно думать, например, если Вы оказались в неправильно организованной общей рассылке. Всегда старайтесь цитировать текст предыдущей переписки, потом будет намного легче восстановить её содержание, ведь получая письма с ответом «Да», Вы понятия не имеете к чему это. Так же будьте внимательны, если Вы цитируете письмо с заданной темой, то и отвечайте по этой теме. Если нужно отклониться или раскрыть несколько иные вопросы, напишите новое.
  • Вложения не должны содержать файлы формата EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR. Почтовые клиенты намерено блокируют файлы с таким содержанием. Перед отправкой больших файлов убедитесь, что почтовый клиент корреспондента поддерживает такой размер, и он готов его принять. Помните, что картинки звук, флеш могут автоматически запуститься при автопросмотре, доставив неудобство.
  • Настройте поле отправитель – это простое текстовое поле, которое Вас идентифицирует в почтовой программе. Когда кто-то впервые получил от Вас письмо, он увидит от кого. Это также удобно, когда Вам хотят написать письмо. В поле кому, можно осуществить поиск по имени. Например «Иван Иванов» foo@bar.com, смотрится намного понятнее, чем просто foo@bar.com, я бы никогда не догадался, что за этим адресом скрыт Иван.

Наконец-то, выводы

Не отправляйте письмо, не прочитав, что Вы написали. Прочтите письмо и убедитесь, что всё лаконично, понятно, конкретно и не содержит грамматических ошибок. Проверьте, все ли необходимые адресаты указаны, правильно ли они расставлены в полях «Кому» и «Копия».

Мне всегда приятно получать правильные письма, они экономят время и делают процесс переписки более прозрачным и эффективным. Но некоторые из моих глубокоуважаемых респондентов не следуют даже их малой доли. Иногда мне хочется дать им ссылку на подобный список правил.

Реклама

Written by Алексей Куликов @ask_11

01/22/2011 at 14:41

Опубликовано в Разное

Tagged with , ,